Založ si blog

Plánovanie dňa: diár ako zoznam úloh

Máte plnú hlavu úloh, ktoré treba spraviť? Zapísané poznámky a polepené lístky po monitore? Manažovanie úloh môže byť jednoduchšie a pohodlnejšie. Úžasná vec pre riadenia času je zoznam úloh – to do list. Nie, žiadna raketová veda, len základ efektívneho managementu úloh. Iste ste ho aspoň raz napísali – nákupy, prezentácia, termín u doktora.

Mnohí sa jedného dňa ocitnú v bode, kedy nevedia kde im hlava stojí: povinností je hrozne veľa a nedá sa ich udržať v pamäti. Vyrazia do papierníctva a kúpia si diár. Prídu domov a rozhodnú sa naplánovať si deň. Zapíšu si prvé úlohy. Upratať izbu, zaplatiť inkaso, zavolať zákazníkovi, napísať článok, zhodnotiť návrh na projekt, prečítať dve kapitoly knihy. Niektoré zrealizujú, niektoré nie.

Diár s úlohami je vysoko flexibilný nástroj a hraje zásadnú rolu v snahe udržať si prehľad o práci. Veľmi užitočne vám poslúži na naplánovanie náplne práce pre zajtrajšok či pre sledovanie plnenia úloh, ktoré ste zadali.

Toto je základ plánu pre jeden deň. Avšak z diára môžete mať ešte väčší užitok, ak ho využijete naplno.

Zadefinujte položky správne

Musíte vedieť správne naformulovať vašu úlohu – to je najdôležitejšie. Malé ciele sú obyčajné úlohy (upratať si izbu, napísať email alebo komentár, zavolať banke). Veľké ciele nazvime projekty. Delím ich na kontinuálne – opakovanie rovnakej aktivity (cvičenie, učenie, písanie) alebo organizačné – pozostávajú s jednorázových záležitostí (objednať priestory, zabezpečiť kameramanov a nahrávanie, poslať pozvánky). Úlohy si zapisujte hneď, projekty rozdeľte na drobné úkony, na konkrétne činnosti, ktoré môžete robiť každú hodinu.

Príklad. Chcem rozumieť biometrii – štatistike. Je to kontinuálny projekt pretože pozostáva zo sústavného štúdia. Zistil som, že sa celkovo potrebujem naučiť témy úvod biometrického skúmania, štatistické charakteristiky výberového súboru, indexnú analýzu, základy teórie pravdepodobnosti, výberové postupy a plány, odhad parametrov základného súboru, testovanie štatistických hypotéz a na záver môžem pristúpiť k regresnej a korelačnej analýze.

Avšak vidím, že štúdium budem musieť ďalej rozmeniť na konkrétnejšie kroky. Ukazovateľ podľa ktorého to vidím je, že pochopiť indexnú analýzu nie je vec 2-3 hodín. Každú tému preto krok-za-krokom rozdelím na: rýchločítaním prejsť spolužiačkine poznámky a získať prvé rámcový koncept, prečítať profesorovú knihu, spoznámkovať ju, poznámky sa naučiť naspamäť aktívnym a pasívnym opakovaním. Práve tieto čiastkové úlohy je dobré písať si do plánu dňa.

Ranné motivačné cvičenie

Ráno štartujem motivačným cvičením pre maximálne nabitie duševných bateriek. Ujasním si hlavný cieľ dňa: čo, prečo a ako. Na začiatku diára mám lepiací papierik so súčasnou prioritou a jej prínosmi, dôvodmi pre ktoré pracujem; prečítam si to. Ako druhé si prečítam zoznam úloh na dnes. Úlohy si vduchu zopakujem a uložím do pamúti čím vytváram pocit naliehavosti a sústredenie. Až potom idem na vec. Dbám o to, aby som začať robiť na konkrétnej úlohe, nie správami alebo mailov. Plytvať časom je viac než ľahké.

Dobrý ukážkový príklad je moja súčasná priorita. Čo urobiť? Napísať 50 kvalitných článkov. Prečo to urobiť? Naučím sa písať, rozprávať, formulovať myšlienky, vytvorím si pracovný blog a spravím niečo pre kariéru, rýchlejšie budem chápať textom, konfrontujem svoje názory. To sú cenné schopnosti do života. Ako to urobiť? Písať často a písať kvalitné, fungované články.

Po skončení cvičenia priam horím motiváciou. A hor sa makať!

Pasce a temné úskalia diára

Diár, napriek kladom jeho používania, má dve pasce, do ktorých môžete s ľahkosťou spadnúť. Krátkodobé zameranie, čiže strata nadhľadu a reagovanie na náhodilé podnety a úlohy, čím trieštite denný plán a dodržať ho sa stáva nemožným. Ťahať človeka sem je prirodzená zákerná tendencia diára.

Cestou von z jamy levovej je plánovanie v dlhodobom časovom horizonte a používanie uzavretých zoznamov úloh.

Uzavretý zoznam úloh

Najbežnejšou formou otvoreného zoznamu je klasický zoznam úloh. Je otvoreným pretože kedykoľvek môžete dopísať nové položky. Poslednú úlohu neoddeľuje žiadna čiara. Keď začínate váš pracovný deň, môžete mať 20 úloh. Mnohé splníte, no napriek tomu na konci dňa zistíte, že na zozname je viac úloh ako ráno, keď ste začínali. Je prakticky nemôžné dokončiť prácu. Vyberiete pár úloh, ktoré najviac bijú do očí a zvyšok odložíte na “neskôr”. Veď to poznáte.

Takéto konanie vychádza z triedenia nových úloh, ktoré sa vynoria počas dňa na “dnes a “niekedy”. Dnes triešti denný plán a organizovanie dňa činí nemožným. Niekedy je zajtra, pozajtra, o týždeň či mesiac, pravdepodobne nikdy.

Opakom otvoreného zoznamu je zoznam uzavretý. Myšlienkou je, že sa do neho nedajú dopĺňať nové položky. Ako klub, ktorý neprijíma nových členov. Klub zanikne až všetci pôvodní členovia zomrú. Večer si spíšete úlohy na dobu pracovného času, podčiarknete hrubou čiarou a plníte len tie. Nič nedopisujete, nové úlohy zapisujete pod čiaru a plníte ich až keď je denný plán hotový.

Aby sa mohla prejaviť najdôležitejšia vlastnosť uzavretého zoznamu – eliminovanie náhodilostí na minimum – je treba nové úlohy, ktoré sa vynorili triediť podľa logiky “okamžite”, “ešte dnes” a “zajtra”.

Okamžité úlohy vyžadujú aby ste bez počkania prerušili stávajúcu prácu a okamžite sa im venovali. Ešte dnes sú úlohy bez potreby okamžitej reakcie, avšak musia prebehnúť ešte dnes. Rozhodujúce je zajtra.

Ideálne je zhromažďovať úlohy a všetky ich vyriešiť zajtra. Získate tým možnosť naplánovať si celý deň bez vyrušení. Je to veľmi dôležité pretože položky v kategórií “zajtra” si môžete naplánovať. Viete o nich už v okamihu, keď si zostavujete denný plán. Neriešte nič v ten istý deň, ak presunutím na zajtra nevznikne mimoriadna nevýhoda. Mám na mysli naozaj zásadnú nevýhodu.

Ak pracujete na základe plánu dňa, plníte rýchlo jednu úlohu za druhou, vo výsledku pracujete účinne. Riešením náhodilých nenaplánovaných úloh trieštite plán čím znižujete účinnosť práce. Organizačný prínos, ktorý získate odložením úloh na zajtra a teda dodržaním denného plánu zďaleka prevyšuje drobné výhody plynúce z rýchlej reakcie. Ale áno, ak v budove horí, nechajte robotu ležať a bežte von.

Môže to znieť bizardne, ale z vlastnej skúsenosti viem, že to funguje výborne. Písal som o tom v predchádzajúcom článku. Techniku vymyslel Mark Forster v knihe Urob to zajtra.

Strategické aktivity ako prvé

Ak plánujete deň, získavate len obmedzený pohľad. Všetko je tak blízko, že sa nedokážete odpútať od toho, čo je bezprostredne pred nami. Naliehavosť a výkonnosť zaujmú v takom prípade miesto, ktoré náleží dôležitému a efektívnemu. Plánovanie týždňa poskytuje širší kontext pre to, čo robíme. Získavame tým adekvátnejší rozmer.

Strategické aktivity sú také, ktoré vás približujú k vašej osobnej vízii. Častokrát ich ale nerobíme. Prečo? Pretože nie sú naliehavé. Nedožadujú sa vašej pozornosti. Netlačia na vás. Nepôsobia na vaše jednanie. A preto vy musíte posôbiť na ne.

Plánujte a plňte strategické aktivity ako prvé. Osobná vízia človeka stojí na prvom mieste. Zároveň je konečným cieľom. Teraz sformulujte podporné ciele, ktorých dosiahnutím splníte konečný cieľ. Konečne môžete definovať presné a podrobné, konkrétne kroky pre úspešnú realizáciu. Sú nimi úlohy a kontinuálne alebo organizačné projekty. Na záver písomne vytvorte 12 týždenný plán, vďaka ktorému dosiahnete podporný cieľ, prípadne jeho časť. Alfa a omega je, že hodnotu A majú len úlohy z týždenného plánu. Áčkové úlohy idú vždy prvé, každý deň, každý týždeň. Ostatné ide bokom. Jasné že každý deň chcete pracovať na najdôležitejšom. Preto si hneď na pondelok vytvoríte plán plný Á-čkových úloh – strategických úloh. Utorok a stredu takisto, až pokiaľ týždenný plán nebude splnený.

So správne nastavenou štruktúrou je klásť strategické aktivity na prvé miesto detsky ľahké.

Elektronické zoznamy úloh

Elektronické zoznamy. Áno alebo nie? Dobrá to otázka.

Pravidelne ma ktosi lanári aby som používal Wunderlist, Remember the Milk, Ta-Da List, The Hit List, Google tasks, ToDolst či iné. Sú fajn, ale ničmenej aplikácie majú nevýhodu, že sú aplikáciami. Sú elektronické. Elektronické zoznamy úloh človeka neumožňujú stotožniť sa s úlohami do tej miery, ako ručne písaný zoznam. Nedá sa s nimi skutočne vnútorne zžiť. Z tohto dôvodu bez debaty úlohy píšem ručne. Ak vám funguje Wunderlist, super, len tak ďalej. Pre mňa však je dobrý klasický diár.

archeológovia, archeologický prieskum, nálezisko

Bratislava sa pýši jedným z najrozsiahlejších archeologických nálezísk na Slovensku

26.06.2017 18:52

Počas výskumu, ktorý sa robí pre stavbu bratislavského obchvatu, objavili v bratislavských Podunajskych Biskupiciach jedno z najrozsiahlejších archeologických nálezísk u nás.

donald trump, prezident, usa

Najvyšší súd USA čiastočne odblokoval Trumpov imigračný dekrét

26.06.2017 17:28, aktualizované: 18:59

Najvyšší súd USA svojím rozhodnutím umožnil vláde začať čiastočne uplatňovať imigračné dekrét prezidenta Donalda Trumpa.

Kia Motors Slovakia

Kia už oslovila tisíce nezamestnaných, skúša aj Bulharov

26.06.2017 17:26

Kia pri Žiline zápasí s vysokou fluktuáciou zamestnancov, preto potrebuje nájsť 500 nových ľudí k výrobným linkám.

Elektrina, žiarovka, bývanie

Šéfa regulačného úradu chcú robiť zatiaľ štyria

26.06.2017 16:20

Záujem o post predsedu Úradu pre reguláciu sieťových odvetví (ÚRSO) majú zatiaľ štyria kandidáti.

Mišo Com

Práca a produktivita, osobný rozvoj, zážitky, recenzie a iné

Štatistiky blogu

Počet článkov: 1
Celková čítanosť: 1564x
Priemerná čítanosť článkov: 1564x

Autor blogu

Kategórie

Archív